Come scrivere una relazione di lavoro: esempi e linee guida

In questo articolo ti spieghiamo come scrivere una relazione di lavoro. Forse è la tua prima esperienza professionale o di tirocinio e non sai da dove iniziare. O magari hai già avuto molta esperienza in passato e sei alla ricerca di consigli per ottimizzare il resoconto del tuo ultimo impiego. Trascrivere nero su bianco l’impegno, la dedizione e le intuizioni di un percorso professionale o di apprendimento può essere difficoltoso. Se senti di aver bisogno di qualche utile suggerimento continua a leggere la nostra guida.

La relazione di lavoro: obiettivi

L’obiettivo finale in un qualsiasi modello di relazione è informare l’eventuale lettore su un progetto, un tirocinio, un’esperienza lavorativa. Per centrare questo obiettivo è importante conoscere il tipo di pubblico a cui è rivolto l’elaborato scritto. Ti forniamo una lista di cinque consigli che devi tenere a mente prima di iniziare il lavoro di scrittura vero e proprio. La struttura di una relazione si costruisce passo dopo passo, non avere fretta di tenere in mano il lavoro finito, pianifica i passaggi con attenzione e vedrai che presto otterrai un’ottima relazione da consegnare al responsabile.
I consigli più importanti per iniziare a scrivere un report di lavoro sono:
1. Informarsi sul contesto
2. Stabilire il fine della relazione
3. Trovare un metodo
4. Organizzare e pianificare il lavoro
5. Fare una scaletta

Relazione finale di un lavoro: come procedere

Questi cinque consigli ci permettono di addentrarci nella fase preliminare. Se ti muoverai correttamente in questa fase sarai già a metà dell’opera. Come prima cosa abbiamo detto che dovrai reperire quante più informazioni possibili sul contesto. Il contesto si divide in due tipologie distinte:

• contesto oggetto di lavoro
• contesto di ricezione della relazione

Anche se molto probabilmente si tratta della relazione finale di un tirocinio formativo o di un report mensile del lavoro svolto per una determinata azienda non hai ancora concluso il tuo impegno. Devi vedere questa fase del lavoro come parte integrante di tutto il processo. Dare la giusta importanza alla relazione ti aiuterà ad impegnarti con dedizione, senza trascurare i dettagli.
Quante informazioni hai immagazzinato sul contesto lavorativo? Quanto hai imparato e quali sono le tue valutazioni circa l’ambiente, il personale, gli ostacoli e altri elementi facenti parte dell’esperienza in cui ti sei immerso? Forse hai in mente che ti sarebbe utile riprendere i contatti con il responsabile di quel reparto che ti ha facilitato alcuni passaggi, o magari hai necessità di un documento importante che potrebbe fornire dati utili alla relazione finale.
In questa fase hai ancora il tempo sufficiente per richiedere approfondimenti, documenti, informazioni e metterle insieme per creare il tuo report di lavoro.

Modelli ed esempi di relazione: le finalità

Quando ti abbiamo indicato tra i consigli il bisogno di stabilire la finalità della relazione intendevamo dire che l’obiettivo influenza altri aspetti: linguistici, grafici, di formattazione, ma anche di stile e forma. Puoi appuntare su un quaderno i diversi motivi per cui ti è stata richiesta una relazione:

 

• valutazione delle tue competenze
• condivisione di risultati professionali,
• analisi di un contesto lavorativo

Ognuno di questi ha un modello di relazione da seguire, un registro da adottare, che si modifica anche in base alla relazione che intercorre tra chi scrive e chi legge.
Se ti è stata richiesta una relazione conclusiva dello stage da parte del professore tutor dovrai utilizzare un registro formale. Se invece il report è destinato al tuo team di colleghi con il quale hai stabilito una relazione di affetto e amicizia puoi lasciarti andare ad uno stile meno serio.
Il punto tre è ugualmente centrale: trovare un metodo è una buona strategia, non solo per scrivere relazioni di lavoro efficaci ma in generale. C’è un metodo per ogni cosa e conoscerlo ci risparmia tempo e fatica. Ovviamente on line si sprecano i consigli e gli esempi di relazioni finali di tirocini e di qualsiasi altro genere, ma sconsigliamo di aggrapparsi a questi modelli fac simile. Trova il tuo metodo, procedi attraverso questi consigli e crea un documento sintetico, breve e semplice, sarà più che sufficiente se non addirittura eccellente. Forse sei abituato prima a reperire le fonti, poi a fare la scaletta e in seguito a scrivere. Ma c’è anche chi organizza il lavoro “al contrario”:

• scrittura
• reperimento fonti
• scaletta
• revisione

Procedendo in questo modo il documento avrà continuo bisogno di correzioni, ma il processo di scrittura immediato può contribuire a far emergere altre intuizioni e a limitare la ricerca delle fonti allo strettamente necessario.

Come organizzare la stesura di una relazione

Non è importante quale sia l’ordine in cui pianifichi le attività di svolgimento della relazione, ma è importante che le abbia tutte chiare a mente. Scegli tu quali tappe affrontare per prime e poi scegli anche un tempo da dedicare. Ti facciamo un esempio pratico:

• scrittura introduzione: 3 ore
• ricerca fonti: 8 ore
• revisione introduzione: 1 ora
• schema dei paragrafi: 1 ora
• stesura primo paragrafo: 2 ore

Soprattutto quando hai poco tempo a disposizione è importante scegliere con precisione uno schema orario e rispettarlo. Tutti gli altri metodi lasciano alquanto a desiderare, l’unico infallibile è questo: fare una scaletta precisa, calendarizzare gli step e darsi da fare.

Lo schema perfetto per una relazione di lavoro

Per andare dritti al punto e non disperdersi in inutili discorsi è utile avere uno schema di riferimento nel quale inserire le informazioni raccolte ed elaborate. Uno schema ricorrente e molto apprezzato nei contesti professionali per la sua chiarezza è quello delle otto domande:

• chi
• quando
• cosa
• come
• quanto
• perché
• per cosa
• dove

Dunque introduci l’argomento e poi presentati, indica quali sono stati i tempi della ricerca o dell’esperienza, in quale periodo, stagione, e soprattutto la durata. Per rispondere alla domanda “cosa” ci si aspetta che tu illustri nel dettaglio cosa è stato fatto. A “come” corrispondono i metodi e gli strumenti che hai messo in campo sia strategicamente che analiticamente.
Rispondendo alle varie domande avrai una traccia da seguire e il discorso si dipanerà da solo, troverai l’ispirazione per dare spazio alle tue considerazioni personali, ai vari aspetti che hai affrontato e ai punti salienti che meritano di essere sottolineati.

Altri consigli utili per relazioni e report di lavoro

In questo ultimo paragrafo vogliamo fornirti le ultime indicazioni necessarie a realizzare un buon documento. Ricorda ovviamente di rispettare la consegna. Parla con il responsabile o il direttore, insomma, con la persona a cui dovrai consegnare il lavoro finito o che ti ha commissionato la relazione. Chiarite fin da subito se ci sono parametri e criteri di forma da rispettare. Questo eviterà inutili fraintendimenti e correzioni strada facendo o, peggio ancora, un esito negativo della relazione. Gli ultimi suggerimenti che vogliamo darti sono i seguenti:

• sintesi e qualità della scrittura
• termini tecnici solo se strettamente necessari
• grafici, infografiche, immagini sono ben accette purché pertinenti
• impaginazione pulita
• titoli e sottotitoli ad effetto e accattivanti
• creatività ridotta all’essenziale (se non richiesta)
• citare sempre le fonti

Ci sembrava doveroso concludere con questi richiami. Se non siete esperti di scrittura fatevi aiutare da qualcuno che ha fatto studi umanistici. Se sei uno di quegli studenti di Ingegneria che temono il bianco della pagina e il foglio dello scrittore puoi ricorrere a qualche parente o amico fidato, oppure puoi provare una volta per tutte ad avere fiducia nelle tue recondite potenzialità.
Stesso discorso per quanto riguarda l’impaginazione e gli aspetti più “tecnici” riguardanti la grafica e la formattazione. Se puoi provvedere da solo a creare un documento gradevole anche dal punto di vista visivo avrai guadagnato altri punti in più per colpire i tuoi lettori.
Ci auguriamo che questi consigli siano stati utili e che tu abbia trovato la motivazione per scrivere una relazione di lavoro degna del tuo impegno.