Planning settimanale da compilare: ecco come e perché farlo

Chi conduce una vita frenetica conosce l’importanza del planning settimanale da compilare. Un documento che si può facilmente riprodurre a casa per avere a portata di mano tutti gli impegni della settimana. È utile a chi frequenta un corso di laurea, per pianificare le sessioni di studio. È utile anche a chi lavora come free lance e deve gestire le proprie scadenze autonomamente. Per qualcuno scopo tu ne abbia bisogno leggi questa guida e scopri come usare questo strumento di grande efficacia.

Calendario settimanale: perché farlo?

Il tempo è denaro. Questo antico proverbio nasconde una grande verità. Il grande numero di agende settimanali e di altro tipo vendute ogni anno conferma questa massima. La percentuale di persone che ritiene che una buona organizzazione del tempo non solo si mantiene costante, ma sembra crescere. I motivi possono essere individuati nella frammentazione e nella moltiplicazione degli impegni quotidiani che ognuno di noi deve gestire. Sempre più cose da fare in un lasso di tempo che resta invariato, anzi, che sembra ridursi.
Un planning settimanale da compilare è un complice nella lotta contro la disorganizzazione. Non solo per la persona che lo compila, ma anche per chi vive al suo fianco. Basti pensare ad una famiglia che si trova a dover incrociare le più disparate esigenze, sovrapponendo impegni e bisogno di più individui. Strutturare un metodo e una pianificazione tramite un calendario settimanale condiviso può:

• Creare maggiore serenità nel nucleo
• Aumentare la produttività degli individui
• Aumentare il tempo libero
• Sviluppare collaborazioni efficaci

Migliorare la qualità dei rapporti e della quotidianità è un beneficio per tutti quanti. Chi lo ha sperimentato in prima persona sa bene quanto siano positivi gli effetti dell’utilizzo di un planning settimanale ben preciso, dove si lascia comunque un minimo di spazio alla flessibilità.

Cosa mettere dentro il planning settimanale

Ci sono diversi modi per tenere a mente le incombenze. Alcuni trovano molto utile affidarsi all’app su smartphone e tablet, oppure ricorrere al caro vecchio Google Calendar, ma noi qui proponiamo il metodo tradizionale. Continuare ad utilizzare carta e penna per poter scrivere nero su bianco le cose da fare, compilando to do list e incasellandole nell’agenda settimanale riduce lo stress.

Su carta non ci sono le distrazioni che minacciano la concertazione sui display dei cellullari. Scrivendo si ritorna ad un ritmo più lento e ragionato, indubbiamente utile per dare spazio all’organizzazione, in primis mentale.

Abbiamo già detto che il planning settimanale è utile a tutti. La sua versatilità consente di inserire all’interno molte informazioni diverse, a seconda delle necessità. Ecco qualche esempio sui temi e le cose da inserire nella tabella di marcia settimanale:

• Pulizie domestiche
• Scadenze di pagamenti
• Appuntamenti di lavoro
• Appuntamenti di svago
• Sport e attività nel tempo libero
• Visite mediche

Dentro questo grande contenitore è impossibile inserire un po’ di tutto. Ognuno troverà il suo metodo. Ci sono persone che hanno calendari settimanali tematici per tenere sotto controllo solo gli impegni relativi ad un determinato settore della vita quotidiana, come può essere lo sport, la salute e il benessere, le faccende domestiche. C’è chi invece preferisce avere tutto dentro un unico planner personalizzato, magari distinguendo le varie task tramite l’uso di colori o simboli diversi a seconda del tipo di impegno.

Creare un planning settimanale

Se hai deciso di dedicarti seriamente all’organizzazione del tuo tempo e del tuo spazio devi prima prendere in considerazione alcune importanti variabili. In primis devi avere ben chiaro se il calendario settimanale sarà soltanto tuo o se riguarderà anche la vita di altre persone. In secondo luogo devi capire se ti trovi meglio con un planning settimanale da stampare e tenere appeso alla parete o altrove, oppure se è meglio un formato on line. Facendo una ricerca tramite Google o altri motori di ricerca è sufficiente digitare weekly planner per trovare una marea di risorse da usare on line oppure da scaricare.

Per aiutarti a scegliere un modello che sappia rispondere efficacemente alle tue esigenze personali ti proponiamo una descrizione dei vari modelli che puoi facilmente reperire, tra cui:

• Agenda settimanale
• Planning settimanale da stampare
• Planner a tema

Agenda settimanale

Ne esistono diversi modelli, tutti diversi tra loro e realizzati tenendo conto delle varie necessità che può avere uno studente di un master, un impiegato, una casalinga. Ne esistono davvero per tutti i gusti.
Per ottenere il massimo rendimento da questo oggetto, è meglio acquistarne uno che sia:

• Tascabile
• Leggero
• Ben impaginato
• Economico

Queste sono le caratteristiche che dovrebbe possedere una buona agenda in cui annotare tutto ciò che devi fare durante la settimana. Perché? Perché uno strumento organizzativo dev’essere semplice da trasportare e da usare in qualsiasi momento. Un formato di agenda leggero e di ridotte dimensioni può essere facilmente messo in borsetta e tirato fuori in qualsiasi momento senza eccessivo ingombro.

Attenzione anche all’impaginazione. Ci riferiamo sia alla struttura interna che alla rilegatura. La prima deve rispettare dei criteri di logica ben precisi, lasciando spazio per le note, per i vari giorni suddivisi in fasce orarie ragionevoli. Ci sono agende settimanali in cui la pagina contiene informazioni su:

• Gestione delle spese
• Gestione degli obiettivi
• Panoramica mensile, bimensile, trimestrale

Il vantaggio di acquistare questo tipo di prodotto è quello di avere subito a portata di mano uno schema della settimana preciso, senza dover impiegare tempo prezioso a ragionarlo e realizzarlo. La vastità di scelta nel mercato ti permetterà senz’altro di trovare il modello di planner che fa per te.

Calendario settimanale da scaricare

Quando si parla di internet sappiamo che le possibilità sono infinite. Tutti i disorganizzati del mondo dovrebbero fare un monumento al web. In rete è possibile trovare una miriade di planner settimanali da scaricare, già pronti. Ma è anche possibile creare un planning da zero, utilizzando qualche tool di grafica intuitivo e semplice.

Questa evenienza è da considerare soprattutto quando si hanno bisogni speciali: una famiglia numerosa, un orario prolungato, liste su specifiche attività.

Per chi non è single e si trova in compagnia è molto bella l’idea di realizzare un calendario personalizzato della famiglia, in cui inserire tutto in modo ordinato e comprensibile. Ecco qualche spunto e consiglio per renderlo più completo possibile:

• Lista della spesa strappabile
• Turni delle pulizie
• Scadenze bollette
• Amici e parenti da invitare

A seconda del tipo di famiglia si ottengono diversi modelli di calendario. Spazio alla fantasia!

Invece se sei solo, magari sei uno studente e hai bisogno di tenere sott’occhio le date degli esami, le lezioni in facoltà o altro, ancora meglio. Gli impegni di una sola persona sono sicuramente più gestibili. Tra le risorse on line ne esistono alcune strutturate proprio per le esigenze degli studenti universitari, con spazi dedicati a:

• Pianificazione dello studio
• Date incontri con i professori
• Votazione d’esame

E molto altro.

Però non possiamo chiudere questo articolo senza alcuni importantissimi consigli di sopravvivenza per chi non sa ancora come fare un planning settimanale, ma soprattutto come usarlo. Ricordati sempre di:

• Fare liste fattibili
• Essere flessibile
• Essere costante

Non sei un supereroe e probabilmente non lo diventerai neanche avvalendoti di questo fantastico alleato nella vita quotidiana. Poche cose ma fatte bene, ricorda, questo è il segreto. Valuta sempre l’energia e il tempo che hai a disposizione. Per concludere un impegno a volte può servire un lasso di tempo maggiore di quello previsto, perché le tue condizioni psicofisiche cambiano a seconda dei periodi. Sii flessibile e non strafare.
La costanza, infine, deve diventare una delle tue migliori amiche se hai intenzione di cambiare registro e dare una sferzata di produttiva e serena organizzazione alla tua vita.